Belasan tahun lalu, ketika saya masih bekerja di salah satu perusahaan grup Jepang, kami sedang menjalankan proyek besar: migrasi ke ERP baru dari Amerika.

Persiapannya tidak sebentar.

Kurang lebih enam bulan digunakan untuk mempersiapkan master data, proses, konfigurasi, migrasi, testing, sampai kesiapan pengguna.

Ketika sistem baru mulai digunakan, kami bahkan belum langsung meninggalkan ERP lama. Selama tahun pertama, keduanya masih berjalan secara paralel.

ERP baru berjalan.

ERP lama juga tetap dipertahankan sebagai pembanding dan pengaman.

Secara investasi, tentu bukan proyek kecil. Nilainya sudah masuk kategori miliaran rupiah.

Namun setelah lebih dari satu tahun berjalan, hasilnya belum seperti yang diharapkan.

Bukan berarti software tersebut buruk.

Justru di situlah salah satu pelajaran pertama saya tentang sistem informasi bisnis dimulai.

Kami lalu melakukan benchmark

Manajemen kemudian melakukan benchmark ke perusahaan Jepang lain yang masih berada dalam satu grup.

Kebetulan perusahaan tersebut juga baru saja melakukan migrasi ERP.

Bedanya, mereka menggunakan SAP.

Nama besar. Sistem kelas dunia. Investasinya tentu juga tidak murah.

Saya membayangkan sebelum datang ke sana, mungkin kami akan menemukan kondisi yang jauh lebih sempurna.

Ternyata tidak.

Dari diskusi dengan tim mereka, muncul cerita yang kurang lebih sama.

Ada beberapa proses bisnis yang belum sepenuhnya terakomodasi oleh sistem.

Ada kebutuhan operasional yang harus disesuaikan.

Ada proses yang sebelumnya berjalan dengan pola tertentu, tetapi tidak dapat langsung diterjemahkan ke dalam ERP.

Dari sana saya semakin memahami satu hal:

ERP mahal sekalipun tidak otomatis membuat seluruh proses perusahaan menjadi sempurna.

Dan masalahnya belum tentu berada di software.

Bisa jadi justru proses perusahaan yang perlu dievaluasi.

Bisa juga terdapat gap antara cara kerja perusahaan dengan cara kerja yang dibangun di dalam sistem.

Perusahaan bukan mesin yang seragam

Salah satu kesalahan ketika berbicara mengenai ERP adalah menganggap semua perusahaan bekerja dengan pola yang sama.

Padahal tidak.

Bahkan dua perusahaan dalam grup yang sama pun bisa memiliki karakter yang berbeda.

Apalagi jika berada di negara berbeda.

Ada perbedaan:

proses bisnis, struktur organisasi, kompetensi orang, pola otorisasi, sistem pengendalian, kualitas data, kebiasaan kerja, bahkan kultur organisasi.

Karena itu, software yang berhasil di perusahaan A belum tentu dapat langsung diterapkan dengan cara yang sama di perusahaan B.

Di sinilah saya selalu mengingat analogi sederhana dari pengalaman tersebut:

Menggunakan sistem seperti menggunakan pakaian. Harus FIT.

Pakaian mahal belum tentu nyaman.

Pakaian bermerek belum tentu pantas dipakai untuk semua kesempatan.

Sebaliknya, pakaian sederhana yang ukurannya tepat bisa jauh lebih nyaman digunakan.

Software juga demikian.

Pertanyaannya bukan hanya:

“Software apa yang paling bagus?”

Tetapi:

“Software apa yang paling sesuai dengan kebutuhan, kemampuan, proses, dan tahap perkembangan perusahaan kita?”

FIT tidak berarti software harus mengikuti semua kebiasaan perusahaan

Namun ada sisi lain yang juga penting.

“Software harus fit dengan bisnis” bukan berarti sistem harus mengikuti semua proses lama.

Karena belum tentu proses lama tersebut benar.

Implementasi ERP justru sering menjadi momentum yang bagus untuk bertanya:

Mengapa proses ini dilakukan seperti ini?

Apakah masih relevan?

Apakah ada pekerjaan yang sebenarnya duplikasi?

Apakah approval terlalu panjang?

Apakah kontrol ini benar-benar diperlukan?

Apakah aktivitas ini memberikan value?

Jadi ada dua kemungkinan ketika software dan proses bisnis tidak bertemu.

Sistem yang perlu disesuaikan dengan bisnis.

Atau justru:

proses bisnis yang perlu diperbaiki agar lebih efisien dan terstandar.

Di sinilah implementasi sistem membutuhkan lebih dari sekadar programmer.

Dibutuhkan pemahaman proses bisnis.

Setelah menjadi konsultan, saya menemukan masalah yang sama

Bertahun-tahun kemudian saya memutuskan masuk ke dunia konsultasi.

Saya juga pernah dan masih bersinggungan dengan berbagai software.

Ada yang dikembangkan bersama orang yang memiliki pengalaman di Oracle.

Ada software yang dibangun oleh developer individual.

Ada yang memiliki tim implementasi.

Ada solusi puluhan juta.

Ada ratusan juta.

Ada pula sistem sederhana berbasis Excel, Google Sheets, Apps Script, database, sampai aplikasi web.

Teknologinya berbeda.

Harganya sangat berbeda.

Tetapi menariknya, salah satu tantangan terbesarnya tetap sama.

Implementasi.

Saya semakin yakin bahwa keberhasilan sistem tidak bisa dinilai hanya dari demo produknya.

Demo biasanya terlihat bagus.

Klik.

Input.

Dashboard muncul.

Laporan keluar.

Selesai.

Dalam kondisi nyata, ceritanya jauh lebih panjang.

Master data harus dibersihkan.

Opening balance harus benar.

User harus belajar.

SOP harus disesuaikan.

Transaksi lama perlu dipetakan.

Hak akses ditentukan.

Kasus-kasus khusus mulai muncul.

Data harus direkonsiliasi.

Kesalahan input mulai terjadi.

Pengguna kembali ke kebiasaan lama.

Lalu muncul pertanyaan yang sangat umum:

“Kenapa di sistem lama bisa, tapi di sistem baru tidak?”

Inilah implementasi sesungguhnya.

Software mungkin selesai dibuat. Implementasi belum tentu selesai.

Hari ini membuat software semakin mudah.

Ekosistem Google misalnya memungkinkan banyak aplikasi bisnis sederhana dibangun dengan Google Sheets, Apps Script, AppSheet, dan berbagai integrasi.

Di ekosistem Microsoft ada Excel, Power Query, Power Apps, Power Automate, dan berbagai tools lainnya.

Belum lagi Python, database, low-code platform, serta perkembangan AI yang mempercepat pembuatan aplikasi.

Dari sisi teknologi, barrier untuk membuat software memang semakin rendah.

Tetapi ada hal yang tidak otomatis menjadi mudah:

memahami proses bisnis.

Dan ada satu lagi yang lebih sulit:

mengubah cara manusia bekerja.

Sistem bukan hanya persoalan coding.

Sistem adalah kombinasi antara:

People + Process + Data + Technology.

Jika salah satunya tidak siap, hasil akhirnya bisa terganggu.

Titik paling krusial justru setelah software dipilih

Menurut saya ada dua pertanyaan besar sebelum perusahaan membeli atau membangun sistem.

Pertama:

Apakah sistemnya FIT?

Apakah mampu mengakomodasi proses bisnis utama?

Apakah kompleksitasnya sebanding dengan kebutuhan perusahaan?

Apakah pengguna mampu mengoperasikannya?

Apakah biaya pemeliharaannya realistis?

Apakah sistem tersebut masih dapat berkembang ketika perusahaan berkembang?

Kemudian pertanyaan kedua:

Apakah perusahaan siap mengimplementasikannya?

Ini sering jauh lebih berat.

Karena implementasi membutuhkan komitmen bersama.

Bukan hanya implementor.

Bukan hanya finance.

Bukan hanya IT.

Tetapi juga owner dan manajemen.

Implementor bisa mendesain sistem.

Advisor bisa membantu memperbaiki proses.

Tim bisa menjalankan transaksi.

Tetapi ketika manajemen tidak memberikan dukungan, disiplin penggunaan tidak pernah terbentuk.

Sebaliknya, software yang tidak sempurna tetapi didukung oleh proses yang jelas, tim yang disiplin, dan implementasi yang konsisten sering kali memberikan hasil yang jauh lebih baik.

Jangan membeli fitur. Bangun sistem kerja.

Karena itu, ketika sekarang berdiskusi dengan klien mengenai software, perhatian saya semakin bergeser.

Saya tidak terlalu tertarik memulai percakapan dari:

“Fiturnya ada apa saja?”

Saya lebih tertarik memahami:

Bagaimana bisnisnya berjalan hari ini?

Dari mana transaksi bermula?

Siapa yang menginput?

Siapa yang memverifikasi?

Bagaimana barang bergerak?

Bagaimana cost terbentuk?

Bagaimana penjualan menjadi piutang atau kas?

Bagaimana semua itu akhirnya masuk ke laporan keuangan?

Baru setelah aliran bisnisnya dipahami, teknologi dipilih.

Bisa jadi perusahaan memang membutuhkan ERP besar.

Bisa jadi cukup menggunakan software accounting yang sudah ada.

Bisa jadi kombinasi beberapa aplikasi.

Bisa juga untuk tahap tertentu justru sistem sederhana berbasis spreadsheet dan database sudah mencukupi.

Tujuannya bukan memiliki software paling canggih.

Tujuannya adalah memiliki sistem kerja yang dapat dipercaya.

Pelajaran yang masih saya pegang sampai hari ini

Belasan tahun setelah pengalaman migrasi ERP tersebut, analogi itu masih sangat relevan bagi saya.

Software adalah pakaian.

Tidak cukup bagus.

Tidak cukup mahal.

Tidak cukup terkenal.

Ia harus FIT dengan perusahaan yang menggunakannya.

Tetapi setelah menemukan pakaian yang fit, masih ada pekerjaan berikutnya:

belajar menggunakannya dengan benar.

Dalam sistem bisnis, itulah implementasi.

Dan mungkin inilah kesimpulan terpentingnya:

Keberhasilan transformasi digital bukan ditentukan oleh seberapa mahal software yang dibeli, tetapi seberapa baik teknologi, proses, data, dan manusia dapat bekerja sebagai satu sistem.

Software adalah tools.

Implementasi yang membuat tools tersebut menjadi sistem.